Heuréka

Heuréka v. 2.8 demó letöltése

A Heuréka rendszer az emberierőforrás-menedzsmenttel kapcsolatos feladatok kezelésére szolgál. A programot egy iskolaszövetkezettel szorosan együttműködve fejlesztettük ki. A fejlesztés előtt feltérképeztük a humán erőforrással foglalkozó vállalatok üzleti folyamatait, és ennek alapján terveztük meg, majd készítettük el a rendszert. Mivel kizárólag a gyakorlati életben felmerülő problémákra kerestünk számítógéppel támogatott megoldást, így az elkészült program felgyorsítja az ügyintézést, megkönnyíti az adatok megkeresését, feldolgozását. A Heuréka segítségével jelentősen csökkenthető az adminisztrációs munka, illetve javítható az adminisztráció minősége és pontossága.

A Heuréka - ahogy a neve is mondja - segít megtalálni a partnercég elvárásainak megfelelő diákot, illetve a diák preferenciájának megfelelő munkát.

Igyekeztünk olyan letisztult és egyszerű felhasználói felületet tervezni, ami jelentősen megkönnyíti a program használójának munkáját. A leválogatásokat készítő munkatársak már az áttekintő listákon észrevehetik, ha a munkavállalónak valamilyen fontos adata hiányzik: tetszés szerint beállítható színek jelzik az adatokban felmerülő hiányosságokat. Ennek köszönhetően nem a kiközvetítésnél vagy a kifizetésnél kell szembesülnünk azzal, hogy ha munkavállaló részéről valamilyen adat, irat nem áll a rendelkezésünkre.

Keresési paraméterek megadásával felmérhetjük az adatbázisunkban megtalálható diák munkavállalók képességeit. Naprakész információval rendelkezhetünk a regisztrált személyi állomány minőségéről. A Heuréka segítségével egyetlen gombnyomással kapcsolatba léphetünk a tagokkal: e-mailt írhatunk (egyszerre akár több munkavállalónak is), vagy a telefonszámát átadhatjuk az iskolaszövetkezet által használt SMS-küldő alkalmazásnak. A program támogatja az általános kereséseket is: négy tetszőleges keresőszó megadásával leválogatást készíthetünk az adatbázisban tárolt adatokról. Ezzel a megoldással bármilyen ismérv alapján rátalálhatunk a kívánt jelöltekre. Célzott kereséseket indíthatunk: a meglévő igényekkel összehasonlítva a kapott eredményt, kutathatunk fel potenciális jelölteket.

A rendszer négy alaptevékenység köré csoportosul:
- diákok nyilvántartása
- partnercégek és pozíciók kezelése
- kifizetési listák generálása, összekapcsolás a bérszámfejtő rendszerrel
- számlázás-előkészítés

Diákok nyilvántartása

Ebben a funkcióban lehetőségünk van a diák munkavállaló személyes adatainak rögzítésére. A képességeit is nyilvántarthatjuk, amely magában foglalja a végzettségét, tanulmányait, nyelvtudását, számítógépes ismereteit, eddigi munkahelyeit. A munkavállaló számára érdekes munkaterületek és a munkavégzés helye szintén rögzíthető.

Lehetőség van arra, hogy dokumentumokat csatoljunk a munkavállaló adatlapjához. Ez igazán hasznos lehet az iskolaszövetkezet által bekért iskolalátogatási igazolások kezelésénél.
Igyekeztünk az adatrögzítők munkáját azzal is megkönnyíteni, hogy színkódokat használunk a kötelező és az ajánlott mezők megkülönböztetésére.

Partnercégek és pozíciók kezelése

A Heuréka lehetőséget biztosít a partnercégek általános adatainak rögzítésére. A kapcsolattartók legfontosabb adatainak nyilvántartása a kommunikációt hivatott segíteni. Emellett elmenthetjük a cég megközelíthetőségét is, ami akkor jelenthet segítséget, ha telefonon kell elmagyaráznunk azt, hogy az érdeklődő hogyan jusson el a cég telephelyére. Térképet is csatolhatunk, amit akár e-mailben is elküldhetünk az érdeklődőknek.

A "Szerződések" fül az adminisztrációt könnyíti meg: az ajánlatküldéstől, a szerződéseken és szerződés-módosításokon keresztül egészen a teljesítésigazolásokig mindenféle dokumentumok csatolhatunk. Így egy helyen megtalálhatjuk a partnercéghez tartozó teljes iratanyagot.
A pozíciók esetében az alapadatok rögzítése mellett a legnagyobb újdonság, hogy azt is meghatározhatjuk, milyen képességekkel, ismeretekkel rendelkező jelentkezőt várnak a munkára. Egyetlen gombnyomás listázza a kritériumoknak megfelelő összes diákot, és a felhasználó tetszés szerint válogathat közülük. Az is megkönnyíti a válogatást, hogy itt is ugyanazzal a keresési felülettel találkozhatunk, mint a diákok általános listájában.

Kifizetési listák generálása, összekapcsolás a bérszámfejtő rendszerrel

Ha az elvárásoknak megfelelő diákot beléptettük az adott pozícióra, akkor a hónap végén a megkapott jelenléti ívek alapján rögzíthetjük, hogy az adott időszakban hány órát és milyen órabérért dolgozott.

A kifizetési listák elkészítésénél a Heuréka partnercégenként összesíti a kifizetési listákat, amit egyetlen gombnyomással kinyomathatunk.

Lehetőségünk van a Heurékát összekapcsolni a bérszámfejtő rendszerrel. Ehhez a bérszámfejtő szoftver fejlesztőjével egy közös felületet kell kidolgozni (jelenleg egy interfész már rendelkezésre áll), amely alapján a Heuréka egy gombnyomással eljuttatja a bérszámfejtésre az adott cégnél rögzített kifizetéseket.

Ez a művelet jelentősen leegyszerűsíti a belső folyamatokat: nem kell még egyszer rögzíteni a tételeket a bérszámfejtő programba, így az emberi hiba lehetősége is nagy mértékben csökken.

Számlázás-előkészítés

A Heuréka jelenlegi formájában a számlázás-előkészítést támogatja. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a témavezetők rögzíthetik a partner felé nyújott szolgáltatások teljesítési adatait, míg a pénzügyekkel foglalkozó kollégák ez alapján kiállíthatják a számlát.

A számla kiállítása után a számla technikai adatai rögzíthetők a Heurékában.

A Heuréka összekapcsolható az iskolaszövetkezet által használt számlázóprogrammal, amennyiben az nyújt ehhez egy felületet. Ha ez a felület nem áll rendelkezésre, akkor a számlázóprogram fejlesztőjével történt egyeztetés után nyílik mód egy ilyen rendszer kidolgozására. Ennek a jelentősége nem elhanyagolható, hiszen elkerülhetünk rengeteg emberi hibát, és az adminisztrációs munka mennyiségét is jelentősen csökkenthetjük.

Biztonság

A Heuréka az iskolaszövetkezet belső hálózatán, több felhasználó által egyszerre használható. A program lehetőséget nyújt arra, hogy a felhasználókat csoportokba rendezzük, így különítve el a különböző szakmai területekért felelős munkatársakat. Ez biztosítja, hogy az egyes csoportokhoz rendelt dolgozók csak az általuk elvégzendő feladatokat lássák a rendszerben.
A biztonságot erősíti a naplózás funkció is, amely minden egyes adatmódosítást, esetleg -törlést rögzít, így az ablakokon fellelhető "Történet" gombbal az egyes rekordok teljes életútját láthatjuk: ellenőrizhetjük, hogy melyik felhasználó mikor mit módosított a diák, a partnercég vagy a pozíció adatlapján.

Összefoglalás

A Heuréka a hallgatók és diákok munkavállalását segítő iskolaszövetkezetek ügyvitelszervezését hivatott megkönnyíteni. Segítségével széles körűen kezelhetjük a diák munkavállalók, partnercégek és meghirdetett pozíciók adatait. Megkönnyíti az elvárásoknak megfelelő jelölt kiválasztását. A kifizetési lista pedig a bérszámfejtés számára nyújt nélkülözhetetlen információkat, míg a számlázás-előkészítés a pénzügyekkel foglalkozó kollégák életét könnyíti meg.
Mindezek mellett a Heuréka legnagyobb előnye mégis az, hogy könnyen az iskolaszövetkezet igényeihez, az iskolaszövetkezetnél bevezetett dokumentációs követelményekhez illeszthető és nagyon rövid idő alatt testre szabható.